Home คลังความรู้ เทคนิคการให้บริการรับ-ส่งหนังสือราชการอย่างมีประสิทธิภาพ
เทคนิคการให้บริการรับ-ส่งหนังสือราชการอย่างมีประสิทธิภาพ PDF พิมพ์ อีเมล
เขียนโดย ป้าวิ   
วันพฤหัสบดีที่ 23 มิถุนายน 2011 เวลา 06:50 น.
Share

ความรู้เรื่อง   เทคนิคการให้บริการรับ-ส่งหนังสือราชการอย่างมีประสิทธิภาพ 
เจ้าของความรู้   นางวิภาวรรณ   จงชาญสิทโธ
แก้ปัญหาเกี่ยวกับ   เทคนิคการให้บริการรับ-ส่งหนังสือราชการอย่างมีประสิทธิภาพ 
                        
        ข้าพเจ้ารับผิดชอบงานธุรการในการให้บริการรับ-ส่งหนังสือราชการของสำนักงานกองบริหารทรัพยากรน่าน  เมื่อข้าพเจ้าได้รับมอบหมายงานแล้ว ข้าพเจ้าได้ทำการวิเคราะห์งานแล้วพบว่า  การลงรับหนังสือราชการโดยใช้วิธีการลงบันทึกในสมุดลงรับหนังสือแบบเดิม  ทำให้การค้นหาหนังสือเรื่องเดิมต้องใช้เวลานาน   ข้าพเจ้าพิจารณาแล้วการลงรับหนังสือในสมุดลงรับทำให้ยุ่งยากต่อการค้นหา  โดยเฉพาะหากหนังสือเรื่องนั้นเข้ามานานแล้ว  หรือมีหนังสือเข้าเป็นจำนวนมาก ๆ  จึงคิดว่าเราควรจะพัฒนาการลงรับหนังสือโดยการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์แบบง่าย ๆ  โปรแกรม  Excel  มาจัดการในลักษณะฐานข้อมูลหนังสือเข้า  จะช่วยลดขั้นตอนในการปฏิบัติงานในค้นหาหนังสือได้รวดเร็วยิ่งขึ้น  ดังนั้นเมื่อมีหนังสือราชการที่ส่งมาถึงสำนักงานในแต่ละวันควรดำเนินการดังนี้   
1. คัดแยกหนังสือแบ่งตามลำดับความสำคัญ และความเร่งด่วนของหนังสือจากสำคัญมากไปหาความสำคัญน้อย จากด่วนที่สุดไปหาธรรมดา เพื่อดำเนินการก่อน - หลัง
2. ลงทะเบียนรับหนังสือภายนอก-ภายใน  โดยประทับตราลงรับหนังสือที่มุมด้านขวาของหนังสือ และจัดพิมพ์รายละเอียดหนังสือที่คัดแยกไว้ลงในแบบฟอร์มที่จัดทำไว้ในโปรแกรม  Excel
3.  ส่งให้หัวหน้างานตรวจสอบและพิจารณาความถูกต้องอีกครั้งหนึ่ง
4.  พิมพ์แบบฟอร์มข้อมูลหนังสือลงรับเพื่อให้กลุ่มงาน/ฝ่าย  เซ็นรับหนังสืออย่างเป็นทางการ
5.  พิมพ์แบบฟอร์มที่กลุ่มงาน/ฝ่าย  เซ็นรับ  โดยแยกแฟ้มเก็บเป็นกลุ่มงาน/ฝ่าย  เพื่อใช้เป็นหลักฐาน
การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์มาใช้แก้ไขปัญหางานจึงเป็นประโยชน์  ทำให้งานบรรลุผลสำเร็จสามารถลดขั้นตอนการปฏิบัติงานเป็นอย่างดีโดยเฉพาะงานด้านธุรการ  ลองทำดูนะคะ

การลงรับหนังสือราชการภายนอก-ภายใน  มีวัตถุประสงค์เพื่อ
1. เพื่อเป็นหลักฐานทางราชการในการยืนยันการรับหนังสือเข้า
2. ป้องกันหนังสือราชการสูญหาย
3. ง่ายต่อการสืบค้น เมื่อต้องการต้นเรื่องของหนังสือราชการ
4. ทำให้งานสารบรรณเป็นระบบ

คลังความรู้
1.  ศึกษางานการลงรับหนังสือจากผู้รับผิดชอบงานธุรการ
2.  วิเคราะห์ปัญหาความยุ่งยากของงานที่เกิดขึ้นเป็นประจำ
3.  ประยุกต์โปรกแกรมคอมพิวเตอร์มาใช้แก้ไขปัญหา
4.   จัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ 
      -  สถานที่
      -  การค้นหา การยืม และ ส่งคืน

แก้ไขล่าสุด ใน วันพฤหัสบดีที่ 23 มิถุนายน 2011 เวลา 06:51 น.
 

Login Form



ลืมรหัสผ่าน?
ลืมชื่อเข้าใช้งาน?
ลงทะเบียน

สถิติผู้เข้าชม

สมาชิก : 71
Content : 36
เว็บลิงก์ : 6
จำนวนครั้งเปิดดูบทความ : 203886